Przed epidemią COVID-19 o atrakcyjności konferencji dla uczestników decydował przede wszystkim program merytoryczny oraz ewentualnie  program wydarzeń towarzyszących. Obecnie jednak na pierwszym miejscu znajdzie się kwestia zapewnienia bezpieczeństwa uczestnikom i organizatorom konferencji. Bez żadnej przesady możemy nawet powiedzieć, że od tego zależy przyszłość całej branży konferencyjnej. Po uwolnieniu restrykcji związanych z zakazem organizowania zgromadzeń, największym zagrożeniem podczas przeprowadzania konferencji w czasie epidemii będzie to, co do tej pory było najbardziej istotne oraz bez czego konferencje nie mogły się odbyć – UCZESTNICY. 
Dlatego w pierwszej kolejności należy wprowadzić szerszy zakres weryfikacji osób biorących udział w wydarzeniu pod względem bezpieczeństwa epidemicznego całego przedsięwzięcia. Bezwzględnie wszystkie wydarzenia będą musiały wiązać się z wcześniejszą rejestracją uczestników, zaś sam panel rejestracyjny będzie musiał być znacznie bardziej rozbudowany. Ponadto obiekty oraz dostawcy usług około konferencyjnych, aby zachować dobrą współpracę z klientami, będą zmuszeni podchodzić znacznie bardziej elastycznie do zarezerwowanych terminów oraz do zwrotów lub nie pobierania zaliczek. Następnie należy uważnie wybrać miejsce organizacji konferencji. Miejsce to powinno spełniać następujące wytyczne:

Przestrzeń 
W  celu zachowania  bezpiecznego dystansu pomiędzy uczestnikami wszystkie wydarzenia będą musiały odbywać  się w odpowiednio dużych przestrzeniach. Niewypełniona sala konferencyjna była do tej pory najgorszym koszmarem organizatora – teraz jednak będzie oznaczała, że zarówno organizator, jak i obiekt konferencyjny jest odpowiedzialny i dba o bezpieczeństwo uczestników.
Oprócz samej przestrzeni konferencyjnej bardzo istotne będzie miejsce, w którym odbywają się przerwy oraz usługa cateringu. Wydaje się, że należało będzie całkowicie zrezygnować z samoobsługi na rzecz obsługi kelnerskiej. Korzystanie z biodegradowalnych opakowań i wydawanie lunch boksów również jest bezpieczniejszą opcją niż odbieranie naczyń wielorazowych.

Czystość mikrobiologiczna
Sprzątanie sal konferencyjnych będzie wiązało się z dodatkowymi procedurami i schematami działania. Sale i obiekty konferencyjne będą musiały spełnić wytyczne czystościowe, jakie do tej pory spełniały jednostki medyczne i laboratoria. Wszystkie sale konferencyjne, sprzęty i meble po każdym zakończonym wydarzeniu będą musiały zostać zdezynfekowane, zaś w systemach klimatyzacji zainstalowane ozonatory powietrza lub lampy sterylizacyjne.

Spotkania hybrydowe
Zniesienie zakazu organizowania zgromadzeń, a co za tym idzie możliwość organizacji konferencji nie oznacza, że powrócimy do sytuacji sprzed wybuchu epidemii. Nie wszyscy prelegenci (w szczególności z poza kraju) będą w stanie dotrzeć we własnej osobie, aby poprowadzić prelekcję / wykład. Obiekt konferencyjny będzie musiał zapewnić wysokoprzepustowe, symetryczne łącze internetowe oraz obsługę techniczną i sprzęt do streamingów i konferencji online. 

Lubelskie Centrum Konferencyjne w Lublinie już spełnia większość, a w bliskiej przyszłości będzie spełniać wszystkie wymienione wymogi. W konsultacji z Departamentem Zdrowia i Polityki Społecznej Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego, pracujemy nad szczegółową procedurą odnośnie zapewnienia bezpieczeństwa zarówno uczestnikom, jak i organizatorom wydarzeń.
Zachęcamy obiekty oraz organizatorów do pobrania szczegółowej procedury

Kontakt dla organizatorów i obiektów:
Aleksandra Górniak, tel. 885 905 300, e-mail: aleksandra.gorniak@lcklubelskie.pl